Sistema de información de manejo de operaciones división de planta física (SIGDAM) (página 2)
El Área a la cual va dirigida el sistema de información es al área de mantenimiento y gestión de desarrollo ambiental.
Actualmente el manejo de la información del departamento en general como labor educativa, finanzas, información del personal, emergencias del departamentos se lleva en una base de datos sencilla la cual tiene algunas desventaja puesto que su desarrollo fue mas empírico que técnico y mucha de sus funcionalidades no se realizan correctamente por lo que hay que trasportar la información a otras aplicaciones como Excel y Word haciendo mas lento el proceso de entrega de informes y las desintegración de la información.
La división de planta física Unac se define como un departamento de la Corporación Universitaria Adventista la cual se dedica al mantener las instalaciones físicas y el mantenimiento del campus universitario, desarrollando su labor en servicio a Dios y la comunidad universitaria
La división de planta física se encuentra campus de la Corporación Universitaria Adventista, ubicada en la carrera 84 Nº 33aa – 01, Barrio la Castellana, Medellín, Colombia, teniendo asignado un espacio para llevar acabo sus funciones.
La división de planta física hace parte del sector prestación de servicios y a su vez comercial por que también vende materiales y productos.
Computadora: AMD K-6
Sistema Operativo: Windows XP Profesional Office: 97
Memoria Ram: 256 Mb Disco duro: 40GB
Drivers: unidad 3 ½ , Unidad de CD Rom Periféricos: Impresora HP, parlantes
Conexión a la red: los 2 equipos se conectan con cable cruzado
El sistema de información de la división de planta física rendirá informes del manejo de la labor educativa del estudiante, de su información personal con su historial medico, la entrega de dotaciones personales, la evaluación a los empleados, un estado de resultados del área.
El sistema no generará reportes del área financiera como compras, ventas, depreciaciones y todo lo demás que se le entrega a la DIAN, ni Inventario de materiales.
./ Propiciar a la división de planta física una herramienta de gran utilidad y eficiencia, que le permita controlar y manejar su información en una forma mas fácil y segura para la toma de decisiones, y de interés.
./ Integrar la información que se maneja en la División de Planta Física.
./ Facilitar el acceso de información a los usuarios.
./ Tener el control total de la labor educativa de los empleados
./ Manejar los datos personales de los empleados, su historial medico, su dotación personal y controlar los permisos mensuales.
./ Agilizar los informes de manera eficiente para tener unos resultados de óptima confiabilidad para la división.
./ Llevar un control de las entradas y salidas del departamento para así comprobar lo real con lo presupuestado
./ Manejo de cobros internos
La división de gestión y desarrollo ambiental requiere de un sistema de información, que le permita automatizar los procesos que se manejan en el área de labor educativa, datos personales de los empleados con su historial médico, manejo de entrega de dotación personal, control de permisos, evaluación de los empleados, manejo de cobros internos, buscando que
le propicie una toma de decisiones que sea confiable y oportuna para la empresa.
Este sistema de información pretende mejorar los procesos y el acceso a los datos. Para esto es necesario desarrollar un Sistema que fusione los módulos existentes, que este en la capacidad de suministrar informes que le permitan comprender de una manera fácil el comportamiento de la información allí plasmada, para la toma decisiones.
El Sistema de información tendrá como elementos de entrada la labor diaria, los material a dotar, unos ingresos y unos gastos, el tiempo estipulado por mes para el permiso, llamados de atención, información de los empleados, los ajustes necesarios que se hagan, daños y perjuicios.
Los elementos de salida que genera el Sistema de Información son básicamente reportes tanto para el departamento, empleado y para el departamento de cartera de la -Corporación Universitaria-, información detallada del empleado con su historial medico por programas, edades, ciudad de origen, dotaciones, llamados de atención, estado de resultados, cobros etc.
Se desea mostrar detalladamente el análisis de factibilidad hecho al sistema para establecer su viabilidad económica, técnica y operativa.
1.41 Factibilidad económica:
Acorde con la utilidad que dará el sistema información y el costo que incide para el desarrollo del mismo se decide si el sistema es factible económicamente como sigue a continuación:
Reducción del tiempo en la elaboración de informes.
Control de los materiales de dotación
Control previo de la labor educativa
Después de finalizar el proyecto se debe tener en cuenta; para que el personal del departamento pueda asumir el mantenimiento del sistema en ausencia de los analistas, se debe tener una capacitación de dicho trabajo y conocimiento de todo el entorno del sistema.
Poder generar un control a las horas asignadas.
Generar el pago de la labor educativa. o Almacenar la información del personal o Llevar un historial médico del personal o Llevar registro de entrega de materiales o Evaluar al personal
Llevar el control de gastos, ingresos y egresos.
Controlar las emergencias reportadas
Calculo de horas por estudiantes.
Comparación de horas trabajadas con las asignadas en el plan
Informar a finanzas estudiantiles la labor educativa de cada estudiante
Calculo del promedio de la labor educativa.
Registro de las horas de incapacidad de cada trabajador
Calculo del total de horas a descontar de la labor Educativa por incapacidad
Registro de los permisos de cada trabajador
Calculo del total de horas a descontar de la labor Educativa por permisos
Calculo de las horas de permisos con las previamente establecidas.
Registro de las ausencias de cada trabajador
Calculo del total de horas a descontar de la labor Educativa por ausencias
Registro de los materiales entregados
Calculo del total de horas a descontar de la labor Educativa por perdida de materiales de dotación.
Evaluación laboral de los estudiantes planes.
Fecha ultima de evaluación
Calculo del promedio de los porcentajes de cada evaluación
Calculo de la diferencia entre el total de egresos con el total de ingresos
Definición del estado de resultados: déficit o superavit
Registro del total del valor de las compras.
Calculo del total de las compras del mes.
El módulo de labor educativa depende del módulo de información del personal.
Los módulos de finanzas y emergencias son independientes.
Las incapacidades disminuyen las horas de labor educativa, igualmente los permisos y ausencias. Cuando las incapacidades son reconocidas no se descuentan.
Cuando un empleado pierde su herramienta de trabajo inmediatamente se descuenta el valor proporcional en horas de su trabajo.
Los datos del personal se extraen de la hoja de vida.
Las faltas graves y las llamadas de atención alimentan la hoja de vida.
La calificación de la evaluación interna queda asignada a la hoja de vida.
Las compras y las ordenes de cobro son los datos con los cuales se define el estados de resultados.
El presupuesto es comparado con los gastos presupuestados y las compras reales.
El historial de las casas se relaciona con la información de personal solo en la asignación del trabajo. (Nombre_Empleado)
el sistema muestra una interfaz de usuario para ingresar
el sistema pide el login, password, y domino
el usuario digita el login, el password y escoge el dominio
el sistema valida la información y muestra un mensaje de bienvenida. Flujo Alternativo
el sistema muestra la información indicando el error a corregir
el sistema lo regresa de nuevo a la interfaz de inicio
ir al caso de uso ingresar al sistema
El usuario selecciona en el menú personal, la opción estudiantes, selecciona crear estudiantes
el sistema muestra una interfaz de bienvenida para registrar al estudiante.
el sistema pide el código del nuevo estudiante.
El usuario digita el código en el campo para digitar el código del estudiante.
el sistema pide la información personal del estudiante.
El usuario digita la información requerida del estudiante (nombre, apellido, ciudad, fecha, lugar de Nacimiento, procedencia, faltas graves, etc.).
El sistema pide la información del perfil del estudiante (competencias)
El usuario digita la información requerida.
El sistema valida la información digitada.
El sistema pide la información del historial médico del estudiante.
El usuario digita la información requerida.
El sistema valida la información digitada.
El usuario presiona Guardar.
El sistema muestra un mensaje indicando que se ha creado un nuevo estudiante
ir al caso de uso ingresar al sistema
el usuario selecciona la opción personal, estudiantes, consultar estudiantes
el sistema muestra un lista con todos los estudiantes registrados y unos campos para realizar una búsqueda si desea consultarlos por una característica especial
el usuario digita la información por la búsqueda que desee
el sistema muestra el o los estudiantes a buscar Flujo Alternativo
ir al caso de uso ingresar al sistema
ir al caso de uso consultar estudiantes
el usuario secciona al estudiante a eliminar
el usuario oprime el botón eliminar
el sistema muestra un mensaje indicando que ¿Qué si esta seguro de eliminar al estudiante?
el usuario pulsa aceptar y el sistema muestra un mensaje indicando que el usuario ha sido eliminado del sistema
volver al punto 2
el usuario pulsa salir
ir al caso de uso ingresar al sistema
ir al caso de uso consultar estudiantes
el usuario selecciona al estudiante a modificar
el usuario oprime el botón modificar
el sistema muestra la información del estudiante habilitando los campos para sobrescribir en ellos
el usuario pulsa guardar los cambios
el sistema muestra un mensaje indicando que el usuario ha sido modificado en el sistema
volver al punto 2
el usuario pulsa salir Flujo Alternativo
ir al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona en el menú personal, la opción llamadas de atención, registrar
El usuario digita o selecciona el nombre del estudiante.
El sistema carga la información respectiva del estudiante (código, nombre, tipo labor, área de trabajo).
El usuario selecciona la fecha del llamado de atención
El usuario digita una breve descripción del problema en el campo Observaciones.
El usuario selecciona el tipo de falta que el estudiante cometió (leves, graves).
El sistema muestra un mensaje indicando si realmente desea guardar los cambios.
El usuario presiona aceptar.
El sistema muestra un mensaje indicando que la transacción fue un éxito. Flujo Alternativo
Ir al caso de uso ingresar al sistema
El usuario selecciona personal, llamados de atención, consultar.
El sistema pide el código o el nombre del estudiante
El Usuario digita el código y nombre del estudiante
El sistema valida el código o nombre
El sistema muestra la llamadas de atención correspondiente al estudiante
El usuario selecciona imprimir
Llamar al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona en el menú personal, evaluación interna, crear Ítem de evaluación
El sistema muestra una interfaz donde registrará el nuevo ítem de la evaluación.
El usuario digita el Ítem y presiona Guardar
El sistema muestra la información del nuevo ítem junto a los demás.
Ir al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona el menú personal, evaluación interna, calificar estudiante
El sistema muestra una interfaz solicitando el código.
El usuario digita el código del estudiante
El sistema valido la información.
El usuario da una evaluación correspondiente a cada ítems.
El sistema promedia la información, muestra el promedio y guarda el registro.
El usuario presiona imprimir.
El sistema muestra un mensaje indicando si realmente desea imprimir el informe.
El usuario presiona aceptar.
El sistema imprime el informe con la evolución interna del estudiante.
la calificación correspondiente no esta entre la escala de 0 – 5
el sistema muestra un mensaje indicando que no pueden haber números negativos y que deben estar dentro del rango.
El usuario no desea imprimir el informe.
El usuario presiona salir.
ir al caso de uso ingresar al sistema
el usuario selecciona personal, evaluación interna, consultar evaluación
el sistema muestra una interfaz con los campos de código y nombre.
el usuario digita el código o el nombre del estudiante.
el sistema muestra los informes con todas las evaluaciones hechas al estudiante seleccionado..
El usuario selecciona imprimir. Flujo Alternativo
El usuario digita mal el código o el nombre.
El sistema muestra un mensaje indicándolo.
ir al caso de uso ingresar al sistema
el usuario en el menú labor educativa selecciona control de horas
el sistema pide el código o el nombre del estudiante.
el usuario digita el código o selecciona el nombre del estudiante
el sistema valida el nombre o el código del estudiante
el sistema carga y trae la información del estudiante
el usuario digita el rango de horas, el área de trabajo y la jornada en las que el estudiante trabajo.
el sistema calcula y muestra el total de número de horas del estudiante.
el usuario presiona guardar.
el sistema valida la información y la almacena.
Ir al caso de uso ingresar al sistema.
El sistema muestra una ventana con una barra de menú Labor Educativa.
El usuario selecciona en el menú Labor Educativa, control de horas, consultar horas del submenú.
El sistema muestra una interfaz solicitando el código o el nombre del estudiante,
El usuario digita el código del estudiante o selecciona el nombre.
El sistema valida la información.
El sistema muestra una interfaz con un rango de tiempo de labor a consultar
El usuario digita el rango de fecha a consultar.
El sistema muestra la información de la labor según el tiempo seleccionado.
El usuario selecciona la opción imprimir.
El sistema muestra un mensaje indicando que si realmente desea imprimir.
El usuario presiona aceptar.
El sistema imprime el informe del estudiante.
Llamar al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona el menú Labor Educativa.
El usuario selecciona la opción Incapacidad.
El usuario escoge la opción Registrar incapacidad del submenú.
El sistema presenta una interfaz requiriendo el código o el nombre del Estudiante.
El usuario digita la opción requerida y presiona aceptar.
El sistema valida la información, y trae un formulario de Incapacidad con los datos correspondientes al estudiante previamente insertados.
El usuario selecciona la fecha de inicio y la fecha en que concluye la incapacidad, al igual que el total de horas de la incapacidad.
El usuario digita en el campo observaciones el motivo de la incapacidad.
El usuario selecciona la opción Aceptar Incapacidad.
El sistema valida la información y registra la labor según el número de horas de la incapacidad, reconociendo las horas como trabajadas.
Llamar al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona el menú Labor Educativa.
El usuario selecciona la opción incapacidad.
El usuario escoge la opción Consultar del submenú.
El sistema presenta una interfaz, requiriendo el código o el nombre del estudiante.
El usuario digita los datos requeridos.
El sistema valida la información.
El sistema muestra un informe con el registro de incapacidades por estudiante.
El usuario selecciona la opción imprimir.
El sistema muestra un mensaje indicando si realmente desea imprimir el informe.
El usuario presiona aceptar.
El sistema imprime el informe.
Llamar al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona en el menú Labor Educativa.
El usuario selecciona la opción Permisos.
El usuario selecciona en el submenú la opción registrar.
El sistema presenta una interfaz requiriendo el código o el nombre del estudiante.
El usuario digita los datos requeridos.
El sistema valida la información del estudiante.
El sistema muestra un formulario de permisos con la información cargada del estudiante.
El usuario selecciona el rango de fechas, hora inicial y hora final del permiso.
El sistema verifica que el número de horas del permiso no sea mayor a cinco (5) horas.
Ir al caso de uso consultar permisos para saber si tiene horas disponibles.
El usuario presiona Guardar.
El sistema guarda la información correspondiente al permiso.
El sistema muestra un mensaje indicando que la transacción fue un éxito.
El sistema muestra un informe con el total de permisos registrados por el estudiante para saber si es o no posible registrarle uno más.
El usuario presiona imprimir.
El sistema muestra un mensaje indicando si realmente desea imprimir el informe.
El usuario presiona aceptar.
El sistema imprime el informe.
El estudiante no tiene horas disponibles para solicitar un permiso.
El usuario no desea imprimir el informe.
El usuario presiona salir.
Ir al caso de uso ingresar al sistema.
el usuario selecciona en el menú labor educativa la opción registrar del submenú ausencias
El usuario digita el código o el nombre del estudiante
El sistema carga la información respectiva (código, nombre, lugar de trabajo, tipo de plan)
El usuario digita el día de la ausencia.
El usuario digita el rango de horas en las cuales el empleado estuvo ausente.
El empleado escoge la jornada en la cual se produjo la ausencia.
El usuario hace una breve descripción de la ausencia – en el campo Observaciones.
El usuario presiona Guardar.
El sistema muestra un mensaje indicando si realmente desea guardar los cambios.
El usuario presiona aceptar.
El sistema muestra un mensaje indicando que el registro fue un éxito. Flujo Alternativo
El código del estudiante es invalido.
El sistema muestra un mensaje indicándolo.
Ir al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona en el menú Labor Educativa.
El usuario selecciona la opción Ausencias.
El usuario selecciona en el submenú la opción consultar.
El sistema muestra una interfaz requiriendo el Código – Nombre del estudiante.
El usuario digita o selecciona los datos del estudiante.
El sistema valida la información del estudiante.
El sistema muestra un informe con el total de ausencias registradas al estudiante.
El usuario presiona imprimir.
El sistema muestra un mensaje indicando si realmente desea imprimir el informe.
El usuario presiona aceptar.
El sistema imprime el informe.
Ir al caso de uso ingresar al sistema
El usuario selecciona en el menú Labor Educativa, entrega de materiales, registrar materiales
El sistema trae el formato de registro de materiales en el cual se detalla el Cod_material, nombre _ material, Periodo _ vida, Valor _ material
El usuario digita la información requerida en los campos respectivos
El usuario presiona guardar Flujo Alternativo
Ir al caso de uso ingresar al sistema
El usuario selecciona en el menú Labor Educativa.
El usuario selecciona la opción Entrega de Materiales
El usuario selecciona en el submenú la opción registrar entrega.
El usuario digita el código o el nombre del estudiante.
El sistema trae la información del estudiante con los materiales anteriormente entregados y los materiales disponibles.
El usuario escoge los materiales a entregar.
El sistema valida si este material no había sido entregado antes, sin que este haya terminado su periodo de vida.
El sistema muestra un mensaje indicando que los materiales si pueden ser entregados.
El usuario escoge otro material y vuelve al paso siete.
El usuario Guarda la información.
El sistema valida la información y la almacena.
El sistema muestra un mensaje indicando que la entrega fue un éxito. Flujo Alternativo
Ir al caso de uso ingresar al sistema
el sistema muestra una interfaz con los módulos
el usuario selecciona en el menú labor educativa, entrega de materiales, consultar
el sistema muestra una interfaz con 2 campos para ingresar el código o el nombre de estudiante,
el usuario digita el código o el nombre del estudiante
el usuario presiona el Botón aceptar
el sistema muestra un informe con la dotación respectiva del estudiante
el usuario presiona el botón imprimir Flujo alternativo
ir al caso de uso ingresar al sistema
seleccionar la opción cobro a los estudiantes del menú labor Educativa
el sistema muestra una interfaz para que el usuario registre la información del estudiante, el daño o pérdida de materiales, el valor.
el usuario selecciona como se va a realizar el cobro
flujo 1: el usuario selecciona cobrar de la labor
el sistema realiza una operación para convertir el valor en numero de horas y descontar la labor
el sistema muestra un mensaje indicando el valor del cobro que se va a descontar de la labor educativa.
flujo 2: el usuario selecciona pagar en efectivo
el sistema lleva el valor a la tabla órdenes de cobro.
el usuario pulsa aceptar
el sistema indica que se ha registrado el cobro en el modulo orden de cobros
ir al caso de uso ingresar al sistema
seleccionar la opción consultar cobro a los estudiantes del menú labor Educativa, cobros.
El sistema pide el Código del estudiante a consultar
El usuario digita el código del estudiante
El sistema muestra todos los cobros hecho al estudiante
El usuario imprime el cobro que desea
El estudiante no posee el valor total en horas para realizar el traspaso.
El sistema muestra un mensaje indicándolo
el usuario selecciona la opción en menú emergencias, control de emergencias, registrar
el sistema trae una interfaz donde el usuario va a registrar la emergencia
el usuario digita la fecha de la emergencia, la hora, el nombre del que la solicita, el lugar a realizarse, persona quien realiza el trabajo, y una pequeña observación de la emergencia.
El usuario clasifica la emergencia según su prioridad en 3 niveles, tipo1, tipo2 o tipo 3.
el sistema verifica la información y la almacena
el usuario pulsa aceptar Flujo Alternativo
la información digitada es incorrecta
el usuario pulsa cancelar
Flujo 1: el usuario selecciona la opción emergencia pendientes
el sistema muestra la emergencias pendientes
flujo 2: el usuario selecciona la opción emergencia atendidas
el sistema muestra la emergencias atendidas
usuario imprime las emergencias
Ir al caso de uso ingresar al sistema
el usuario selecciona el menú emergencias, casas, registrar casas
el sistema trae el cod_casa, lugar, docente
el usuario digita la información requerida
el sistema valida la información
el sistema muestra un mensaje indicando si desea guardar los cambios
el usuario selecciona aceptar
el sistema guarda la información
El sistema muestra un mensaje indicando que el código de la casa ya existe.
Ir al caso de uso ingresar al sistema
El usuario selecciona el menú emergencias, casas, registrar historial de las casas
El sistema trae el cod_casa
El usuario digita el cod_casa
E sistema valida la información
El sistema trae la información de la casa y las observaciones a anota con la respectiva fecha.
El usuario digita las observaciones y la fecha
E usuario selecciona guardar información
E sistema guarda la información
El sistema muestra un mensaje indicando que el código de la casa ya existe.
Ir al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona opción Finanzas, ordenes de cobro, emitir orden
El sistema muestra una interfaz para ingresar la información del cliente y del servicio.
El usuario digita el numero de cuenta o nombre de servicio, digita la descripción del servicio y el valor del servicio.
El sistema valida la información.
El usuario selecciona guardar
El sistema guarda y pregunta si desea imprimir.
El usuario digita mal el código del cliente.
El sistema indica el error.
El usuario digita mal el código del servicio.
El sistema indica el error.
Ir al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona opción Finanzas, ordenes de cobro, registrar cliente.
El sistema muestra una interfaz para ingresar la información del cliente (Cod, Nombre, telefono, Descripción cliente)
El usuario digita cod_cliente/Depto o el Nombre del Cliente
El sistema valida la información.
El usuario selecciona guardar
El sistema guarda. Flujo Alternativo
Ir al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona opción Finanzas, ordenes de cobro, consultar clientes.
El sistema muestra una interfaz para ingresar la información del cliente (Cod o Nombre del cliente)
El usuario digita cod_cliente/Depto o el Nombre del Cliente
El sistema valida la información
El sistema trae la información del cliente.
El usuario selecciona guardar
El sistema guarda. Flujo Alternativo
Ir al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona opción Finanzas, ordenes de cobro, consultar cobro
El sistema pide el mes a consultar
El usuario selecciona el mes
El sistema muestra las ordenes de cobro correspondiente al mes seleccionado
El usuario selecciona imprimir
Ir al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona opción Finanzas, orden de cobro, ingresar servicio
El sistema muestra u n formulario para ingresar el servicio
El sistema pide el código de cuenta de servicio y el nombre del servicio
El usuario digita el código del servicio y el nombre del servicio
El sistema valida la información
El usuario selecciona guardar
El sistema guarda Flujo Alternativo
Llamar al caso de uso ingresar al sistema.
El usuario selecciona opción Finanzas, gastos, ingresar gastos
El sistema muestra una interfaz donde pide la fecha teniendo por defecto la actual, el tipo de gasto, y el valor total del gasto.
El usuario digita la fecha correspondiente, selecciona el tipo de gasto y digita el valor total del gasto.
El usuario selecciona guardar.
El sistema valida la información.
El sistema muestra un mensaje indicando si realmente desea guardar
El usuario acepta
El sistema guarda
El usuario digita mal la información de la fecha.
El sistema muestra un mensaje indicando que la fecha no corresponde al mes actual (mes actual es el mes sin cierre)
PROYECTO SIGDAM 13
Total $ 4.331.000
./ Seguridad en la información
./ Efectividad en la toma de decisiones.
./ Automatización de la Información
./ Estructuración de la Información
El desarrollo de este sistema se puede realizar dado que la empresa cuenta con una plataforma de hardware y software que se acomoda para la elaboración del sistema propuesto.
El usuario, Álvaro Abelló cuenta con la capacitación necesaria para administrar el sistema y no muestra oposición a los cambios necesarios que obliga la puesta en marcha del nuevo sistema ya que el es el directo beneficiado
De acuerdo con el estudio realizado se puede tener en cuenta las siguientes recomendaciones para el desarrollo y puesta en marcha el sistema:
Para establecer una recuperación en el tiempo de los costos del sistema y de los beneficios de este, optamos por un costo no real pero necesario por las horas del programador que se gaste.
La estimación del costo total del proyecto incluye horas programador, horas Asesor, costo papelería, otros gastos como disquetes, impresiones etc., para un costo total de $ 4.331.000
Los principales beneficios considerados son los de reducción en horas de trabajo para la elaboración de informes y una mayor integridad de la información de los empleados, finanzas y materiales.
Las áreas que cubrirá el sistema en Planta Física y gestión ambiental es la contabilidad (pago de nómina, estados de resultados) Administración de RRHH (Hoja de Vida) y Producción (Reparación de las casas)
o Comparar los gastos presupuesto con los reales
1.5.4 Usuarios:
Los usuarios del sistema son: el administrador de Planta Física y el asistente quien es el encargado de digitar la información que posteriormente es revisada por el primero, es decir el asistente es quien manipulará el sistema en casi toda su producción.
1.5.4.1 Perfiles y sus características.
Los dos usuarios tendrán características de administrador con todos los accesos necesarios para la manipulación del sistema.
La base de datos donde se desarrollará el proyecto es en Microsoft Yet de Access pues es un sistema que es de fácil manejo para el usuario , además las especificaciones del equipo de computo no tiene las especificaciones para manejar otra aplicación de desarrollo fuera Access.
Se Diseño un esquema de relación entre todos las tablas que integren la base de datos, sus cardinalidades (de uno a uno, uno a muchos, muchos a muchos) y campos de indexación, con el fin de que la información almacenada sea integra y confiable. En este modelo se registran las entidades que almacenan la información correspondiente al sistema.
Diagrama de casos de uso
Caso de uso ingresar al sistema
Actores: administrador – Secretario Propósito: ingresar al sistema
Resumen: el usuario ingresa un login – password –domino Precondición: tener una cuenta
Poscondición: poder ingresar al sistema Flujo detallado de Éxito
2.1 MODULO INFORMACIÓN DEL PERSONAL.
2.1.1 Caso de uso Registrar Estudiante
Actores: Administrador – Secretario Propósito: Registrar estudiante
Resumen: el usuario ingresa los datos personales del estudiante, con su código, hoja de vida e historial médico.
Precondición: Que el estudiante haya sido asignado al departamento. Poscondición: poder registrar al estudiante.
Flujo detallado de Éxito
8. El sistema valida la información digitada.
Flujo Alternativo
4. El código digitado ya está registrado en la BD.
4.1 El sistema muestra un mensaje indicando que el código ya existe.
2.1.2 Caso de uso consultar estudiantes
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Consultar A los estudiantes que trabajen en el departamento Resumen: El usuario abre el menú consultar estudiantes una vez haya abierto la lista de los estudiantes el usuario puede consultarlos por nombre, código, programa, o fecha de cumpleaños.
Precondición: El estudiante esté registrado en la BD. Poscondición: poder consultar estudiantes
Flujo detallado de Éxito
4.1 el sistema muestra un mensaje indicando que la información digitada esta incorrecta o el estudiante ha sido ya eliminado de la base de datos
2.1.3 Caso de uso Eliminar Estudiante.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Eliminar A los estudiantes que ya no trabaje en el departamento Resumen: El usuario digita el carné o el nombre del estudiante Precondición: El estudiante esté registrado en la BD.
Poscondición: Eliminar estudiante
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
5.1 el usuario pulsa cancelar
2.1.4 Caso de uso Modificar Estudiante.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: modificar a los estudiantes que trabajen en el departamento Resumen: El usuario abre el menú consultar estudiantes, selecciona al estudiante y pulsa el botón modificar
Precondición: El estudiante esté registrado en la BD.
Poscondición: modificar a un estudiante
Flujo detallado de Éxito
6.1 el usuario no guarda las modificaciones realizadas al estudiante
2.1.5 Caso de Uso Registrar Llamadas de Atención.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrar las llamadas de atención por cada estudiante
Resumen: el usuario ingresa los datos personales del estudiante, con su código, o nombre, se realizará un seguimiento y se tomarán los correctivos necesarios.
Precondición: El estudiante esté registrado en la BD.
Poscondición: poder registrar un llamado de atención en el historial del estudiante.
Flujo detallado de Éxito
4. El código digitado no existe en la BD.
4.1 El sistema muestra un mensaje indicando que el estudiante no existe.
9. El usuario presiona Cancelar.
9.1 El sistema se cierra y los cambios no son registrados.
Actores: Administrador – Secretario Propósito: consultar llamados de atención
Resumen: el usuario ingresa al formato correspondiente a la consulta y escoge la forma de realizar la consulta
Precondición: deben haber registrados llamados de atención Poscondición: poder consultar los llamados
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
Actores: Administrador – Secretario Propósito: Crear o modificar Ítems.
Resumen: el usuario ingresa al formato correspondiente a los ítems de la evaluación interna y de acuerdo a lo transcurrido en el departamento crea nuevos ítems o modifica los actuales.
Precondición:
Poscondición: poder modificar o crear ítems.
Flujo detallado de Éxito
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrar la evaluación correspondiente a la labor del estudiante Resumen: El usuario lee los ítems asignados en el sistema y le da una calificación de acuerdo al desempeño del estudiante, y al final calcula su promedio.
Precondición: El estudiante esté registrado en la BD. Poscondición: Permitir realizar la evaluación interna del estudiante.
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
5. El código digitado no existe en la BD.
5.1 El sistema muestra un mensaje indicando que el "Estudiante no existe".
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: consultar la evaluación correspondiente al estudiante
Resumen: El usuario abre el formato consultas de evaluación y digita el código del estudiante.
Precondición: la evaluación del estudiante debe existir Poscondición: Permitir consultar la evaluación del estudiante.
Flujo detallado de Éxito
2.2 MODULO LABOR EDUCATIVA.
2.2.1 Caso de uso Registrar Labor Educativa
Actores: Administrador – Secretario Propósito: registrar Labor Educativa
Resumen: el usuario ingresa las horas laboradas por el estudiante, la jornada de trabajo.
Precondición: el estudiante debe estar registrado en el sistema. Poscondición: poder registrar la Labor Educativa
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
5. el código o el nombre del estudiante no es valido.
5.1 el sistema muestra un mensaje indicando que la información no es válida.
7. las horas digitadas no son validas.
7.1 el sistema muestra un mensaje indicando que las horas digitadas no corresponden a la jornada de trabajo.
2.2.2 Caso de uso Consultar Labor Educativa
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Consultar Labor Educativa del estudiante.
Resumen: el usuario entra al sistema en el menú Labor Educativa en la opción consultar labor y digita el código del Estudiante.
Precondición: el estudiante debe tener Labor Educativa registrada. Poscondición: poder consultar la Labor Educativa de determinado estudiante.
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
2. El código del estudiante no es valido,
2.1 El sistema muestra in mensaje indicando que el estudiante no existe.
9. El estudiante no tiene horas registradas a favor.
9.1 El sistema muestra un mensaje indicando que el estudiante seleccionado no tiene horas a favor en el rango seleccionado.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrar las Incapacidades del estudiante.
Resumen: El usuario entra al sistema en el menú Labor Educativa en la opción incapacidades y digita el código del Estudiante.
Precondición: El estudiante debe estar registrado en la BD. Poscondición: Generar un registro de incapacidad.
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
3.1 El sistema muestra un mensaje indicando que el "Estudiante no existe".
11. El sistema valida la información y descuenta las horas registradas de la Labor Educativa quedando el Estudiante en deuda.
11.1 El sistema muestra un mensaje indicando el numero el número de horas que el estudiante adeuda.
2.2.4 Caso de uso Consultar Incapacidad
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Consultar las Incapacidades registradas por empleado.
Resumen: Dado el código o el nombre del estudiante poder registrar sus incapacidades.
Precondición: El estudiante debe tener incapacidades registradas. Poscondición: Consultar incapacidad.
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
6. El código digitado no es válido.
6.1 El sistema muestra un mensaje indicando que el estudiante no existe.
5.1 El sistema muestra un mensaje indicando si desea "Registrar una incapacidad".
2.2.5 Caso de uso Registrar Permiso.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrar los permisos por estudiante.
Resumen: Dado el código o el nombre del estudiante, poder registrar los permisos sin que estos superen el tope previamente establecido por la empresa,
Precondición: El estudiante debe estar registrado en la BD. Poscondición: Registrar de permiso.
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
7. El código del estudiante no existe.
7.1 El sistema muestra un mensaje indicándolo.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Consultar si el estudiante tiene horas disponibles para solicitar un permiso.
Resumen: Dado el código o el nombre del estudiante poder consultar el número de permisos registrados.
Precondición: El estudiante debe tener permisos registrados. Poscondición: Consultar permisos por estudiante.
Flujo detallado de Éxito
1. Ir al caso de uso ingresar al sistema.
2. El usuario selecciona en el menú Labor Educativa.
3. El usuario selecciona la opción Permisos.
4. El usuario selecciona en el submenú la opción consultar.
5. El sistema muestra una interfaz requiriendo el Código – Nombre del
estudiante.
6. El usuario digita los datos del estudiante.
7. El sistema valida la información del estudiante.
Flujo Alternativo
7.1 El sistema muestra un mensaje indicando que el "Estudiante no existe".
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrar las ausencias por estudiante.
Resumen: Dado el código o el nombre del estudiante, poder registrar las ausencias.
Precondición: El estudiante debe estar registrado en la BD. Poscondición: Generar un Registrar de ausencias por empleado.
Flujo detallado de Éxito
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Consultar las ausencias por estudiante.
Resumen: Dado el código o el nombre del estudiante poder consultar el número de ausencias registradas.
Precondición: El estudiante debe estar registrado en la BD. Poscondición: Consultar ausencias por estudiante.
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
7. El código o nombre del estudiante no es válido.
7.1 El sistema muestra un mensaje indicando que el "Estudiante no existe".
11. El usuario no desea imprimir el informe.
5. El usuario presiona salir.
2.2.9 Caso de uso Registrar Materiales de Dotación.
Actores: Administrador – Secretario Propósito: Registrar los materiales
Resumen: el usuario registra los materiales a entregar Precondición: El material a Registrar no exista en la Base de Datos Poscondición: Ingresar materiales entregados en la Base de Datos
Flujo detallado de Éxito
2.2.10 Caso de uso Registrar entrega de Materiales de Dotación.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrar los materiales entregados.
Resumen: el usuario hace la entrega de materiales al estudiante y el periodo de vida de los mismos.
Precondición: El estudiante debe estar registrado en la BD junto con el periodo de vida de los materiales.
Poscondición: Generar un Registrar de los materiales entregados por empleado.
Flujo detallado de Éxito
5. El código o nombre del estudiante no es válido.
5.1 El sistema muestra un mensaje indicando que el "Estudiante no existe".
7. Los mismos materiales ya fueron entregados en un lapso inferior a su tiempo de vida.
7.1 El sistema muestra un mensaje indicando la fecha en que fueron entregados los mismos materiales.
2.2.11 Caso de uso Consultar entrega de Materiales de Dotación.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Consultar las entregas de materiales registradas
Resumen: Usuario selecciona el menú labor educativa, la opción consultar entrega de materiales
Precondición: Deben estar registradas las entregas de los materiales. Poscondición: Mostrar la consulta de lo materiales entregados
Flujo detallado de Éxito
5. el código o nombre no existen el la base de datos
5.1 el sistema muestra un mensaje indicando el error
2.2.12 Caso de uso Registra Cobro a Estudiantes.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrarlos cobros a estudiantes que trabajan en el departamento Resumen: el usuario ingresa la información del estudiante el daño o material y su valor, y señala si se descuenta de la labor o se paga en efectivo.
Precondición: Que el estudiante se encuentre registrado, tenga labor registrada y que haya cometido el daño o pérdida de material.
Poscondición: poder registrar el cobro al estudiante
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
7. El estudiante no posee el valor total en horas para realizar el traspaso.
7.1 El sistema muestra un mensaje indicándolo
2.2.13 Caso de uso Consultar Cobro a Estudiantes.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Consultar cobros a estudiantes que trabajan en el departamento Resumen: el usuario ingresa la información del estudiante y el sistema le muestra todos los cobros que se le han hecho al estudiante.
Precondición: Que el estudiante se encuentre registrado, y se le hayan hecho cobros
Poscondición: poder consultar los cobros por estudiante.
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
2.3 MODULO EMERGENCIAS
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrar y Clasificar las emergencias según su prioridad
Resumen: El usuario Registra las emergencias y las clasificas según su prioridad.
Precondición:.
Poscondición: Permitir Registrar la emergencia Flujo detallado de Éxito
1. Ir al caso de uso ingresar al sistema
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: consultar las emergencias según su prioridad
Resumen: El usuario digita el tipo de emergencia y el sistema trae las emergencias que no se han realizado según el tipo
Precondición: Debe haber registradas emergencias Poscondición: Permitir consultar la emergencia
Flujo detallado de Éxito
1. Ir al caso de uso ingresar al sistema
2. el usuario selecciona la opción control de emergencias, consultar emergencias.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrar las casas de la Universidad
Resumen: El usuario digita el código y los datos de la casa a registrar Precondición: No debe estar registrado el código
Poscondición: Permitir registrar la casa.
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrar historial de las casas de la Universidad Resumen: El usuario digita el código y las observaciones de la casa Precondición: Debe estar registrada la casa
Poscondición: Permitir registrar las observaciones de las casas
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
2.4 MODULO DE FINANZAS
2.4.1 Caso de Uso Emitir Órdenes de Cobro
Actores: Administrador – Secretario Propósito: Realizar las órdenes de cobro
Resumen: El usuario realiza los cobros a los clientes/Depto para generar el cobro.
Precondición: Haber prestado el servicio Poscondición: Poder realizar el cobro
Flujo detallado de Éxito
Flujo 1: El cliente esta en la Base de Datos
El usuario digita cod_cliente/Depto o el Nombre del Cliente y la fecha de elaboración.
Flujo 2 El cliente no esta en la Base de Datos Ir al caso de uso registrar cliente
10. El usuario imprime el reporte. Flujo Alternativo
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Registrar los clientes en la Base de Datos
Resumen: El usuario ingresa los datos del cliente que desea tener en la BD. Precondición: No existir en la base de datos
Poscondición: Poder registrar al cliente
Flujo detallado de Éxito
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Consultar los clientes de la Base de Datos
Resumen: El usuario ingresa los datos del cliente que desea consultar en la BD.
Precondición: Existir en la base de datos Poscondición: Poder consultar los clientes
Flujo detallado de Éxito
Actores: Administrador – Secretario Propósito: Consultar las órdenes de cobro
Resumen: El usuario digita el numero de orden de cobro para la consultar las ordenes de cobro
Precondición: Haber registrado ordenes de cobro Poscondición: Poder realizar la consulta
Flujo detallado de Éxito
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Ingresar servicio que presta el departamento
Resumen: El usuario ingresa los servicios que presta el departamento. Precondición: Que no exista el servicio en el sistema
Poscondición: Ingresar el servicio al sistema
Flujo detallado de Éxito
2.4.6 Caso de Uso Ingresar Gastos.
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: Ingresar los gastos del departamento
Resumen: El usuario ingresa los gastos del departamento incurridos en el mes. Precondición: Tener el soporte de los gastos (Compras, dotaciones, insumos,
nómina.
Poscondición: Poder ingresar los gastos.
Flujo detallado de Éxito
Flujo Alternativo
Actores: Administrador – Secretario
Propósito: consultar los gastos del departamento
Resumen: El usuario consulta los gastos del departamento incurridos en el mes.
Precondición: haber ingresado los gastos Poscondición: Poder consultar los gastos.
Flujo detallado de Éxito
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